Một email phản hồi rõ ràng, chỉn chu và đúng chuẩn không chỉ thể hiện sự chuyên nghiệp, mà còn cho thấy bạn là người nghiêm túc và tôn trọng cơ hội được trao. Vậy bạn cần trả lời thư mời phỏng vấn như thế nào để tạo ấn tượng tốt với nhà tuyển dụng? Hãy cùng Headhunting tìm hiểu nội dung này qua bài viết dưới đây các bạn nhé.
1. Cách Trả Lời Thư Mời Phỏng Vấn (Email)
Mục Tiêu Chung
- Xác nhận: Cho nhà tuyển dụng biết bạn đã nhận được thư.
- Chuyên nghiệp: Sử dụng giọng điệu lịch sự, trang trọng.
- Rõ ràng: Trả lời rõ ràng về việc bạn chấp nhận hay muốn thay đổi lịch phỏng vấn.
- Xác nhận thông tin: Nhắc lại/xác nhận lại các chi tiết quan trọng (thời gian, địa điểm, người phỏng vấn).
Thời Gian Phản Hồi
- Nên phản hồi trong vòng 24 giờ kể từ khi nhận được email.
- Phản hồi nhanh thể hiện sự quan tâm và trách nhiệm.
Cấu Trúc Email Trả Lời
- Thành phần:Nội dung quan trọng
- Tiêu đề:Phải rõ ràng, bao gồm tên bạn và vị trí ứng tuyển.
- Lời chào: Xưng hô lịch sự với người gửi (ví dụ: Kính gửi Anh/Chị [Tên người gửi]).
- Lời cảm ơn: Cảm ơn vì cơ hội và sự quan tâm của công ty.
- Nội dung chính: Xác nhận chấp nhận, đề xuất thay đổi lịch, hoặc từ chối.
- Xác nhận lại chi tiết : Nhắc lại thời gian, địa điểm (quan trọng nhất nếu chấp nhận lịch).
- Lời kết Bày tỏ sự mong chờ, cảm ơn lần nữa.
- Chữ ký : Tên đầy đủ, Số điện thoại, Email.
2. Mẫu Trả Lời Chi Tiết cho Từng Trường Hợp
Trường hợp 1: Chấp Nhận Lời Mời Phỏng Vấn (Khuyến nghị)
- Đây là trường hợp phổ biến nhất khi lịch phỏng vấn phù hợp với bạn.
- Tiêu đề Xác nhận Lịch Phỏng vấn – [Tên Vị trí Ứng tuyển] – [Tên của bạn]
Nội dung
Kính gửi Anh/Chị [Tên người gửi hoặc Bộ phận Tuyển dụng],
- Tôi xin chân thành cảm ơn Anh/Chị và công ty [Tên công ty] vì đã dành thời gian xem xét hồ sơ của tôi cho vị trí [Tên Vị trí Ứng tuyển].
- Tôi xin xác nhận sẽ tham gia buổi phỏng vấn vào lúc [Thời gian đã được đề xuất] ngày [Ngày đã được đề xuất] tại [Địa điểm/Link online].
- Tôi đã ghi chú lại đầy đủ các thông tin cần thiết và rất mong chờ cơ hội được trao đổi trực tiếp với Anh/Chị về vai trò này.
- Nếu có bất kỳ thay đổi nào từ phía công ty, xin vui lòng thông báo cho tôi qua email này hoặc số điện thoại [Số điện thoại của bạn].
Trân trọng,
- [Tên đầy đủ của bạn]
- Số điện thoại: [Số điện thoại]
- Email: [Địa chỉ email]
Trường hợp 2: Đề Xuất Thay Đổi Lịch Phỏng Vấn
- Nếu bạn có lịch bận vào thời gian được đề xuất, hãy đề xuất lịch mới một cách lịch sự.
- Tiêu đề Đề xuất Thay đổi Lịch Phỏng vấn – [Tên Vị trí Ứng tuyển] – [Tên của bạn]
Nội dung
- Kính gửi Anh/Chị [Tên người gửi hoặc Bộ phận Tuyển dụng],
- Tôi xin cảm ơn Anh/Chị rất nhiều vì lời mời phỏng vấn cho vị trí [Tên Vị trí Ứng tuyển].
Tuy nhiên, do lịch trình cá nhân vào lúc [Thời gian đã được đề xuất] ngày [Ngày đã được đề xuất], tôi xin phép đề xuất một vài khoảng thời gian thay thế thuận tiện hơn cho tôi và cả công ty, nếu có thể:
* Lựa chọn 1: [Ngày đề xuất] vào lúc [Giờ đề xuất].
* Lựa chọn 2: [Ngày đề xuất] vào lúc [Giờ đề xuất].
Tôi rất mong Anh/Chị có thể sắp xếp lại. Nếu các khung giờ trên không tiện, tôi sẵn lòng linh hoạt theo lịch trống tiếp theo của công ty.
Xin chân thành cảm ơn sự hỗ trợ của Anh/Chị.
Trân trọng,
[Tên đầy đủ của bạn]
Số điện thoại: [Số điện thoại]
Email: [Địa chỉ email]
Trường hợp 3: Từ Chối Lời Mời Phỏng Vấn
- Nếu bạn đã nhận công việc khác hoặc quyết định không theo đuổi vị trí này.
- Tiêu đề :Từ chối Lời mời Phỏng vấn – [Tên Vị trí Ứng tuyển] – [Tên của bạn]
Nội dung
Kính gửi Anh/Chị [Tên người gửi hoặc Bộ phận Tuyển dụng],
- Tôi xin chân thành cảm ơn Anh/Chị và công ty [Tên công ty] vì đã dành thời gian xem xét hồ sơ và gửi lời mời phỏng vấn cho vị trí [Tên Vị trí Ứng tuyển].
- Sau khi cân nhắc kỹ lưỡng, tôi xin phép từ chối lời mời phỏng vấn này. Hiện tại, tôi đã chấp nhận một cơ hội nghề nghiệp khác phù hợp hơn với mục tiêu phát triển cá nhân của mình.
- Tôi rất tiếc vì điều này và xin chúc công ty [Tên công ty] sớm tìm được ứng viên phù hợp nhất cho vị trí này.
Trân trọng,
[Tên đầy đủ của bạn]
Số điện thoại: [Số điện thoại]
Email: [Địa chỉ email]
Việc trả lời thư mời phỏng vấn đúng cách không chỉ giúp bạn ghi điểm mà còn thể hiện thái độ nghiêm túc và trách nhiệm đối với cơ hội nghề nghiệp. Hãy luôn nhớ rằng, sự chuẩn bị kỹ lưỡng và thái độ tích cực sẽ giúp bạn tạo ấn tượng tốt với nhà tuyển dụng. Chúc bạn thành công trong buổi phỏng vấn sắp tới!
HEADHUNTING chúc bạn thành công !
