Gửi thư hoặc email từ chối ứng viên thường bị xem là bước không cần thiết trong quy trình tuyển dụng ở nhiều công ty nhưng lại được khuyến khích ở các doanh nghiệp khác. Vậy rốt cuộc điều này có quan trọng không và nếu có thì làm sao để có hiệu quả? Hãy cùng Headhunting tìm hiểu về nội dung này các bạn nhé.
Không bao giờ quên phản hồi ứng viên đang háo hức chờ đợi
Trước tiên đó là vì tôn trọng và phép lịch sự. “Ai đi tìm việc cũng đều muốn biết kết quả để có thể chủ động chuyển sang các vị trí khác phù hợp hơn. Có nhiệu bạn ứng viên tâm sự rằng vì lời hứa liên lạc lại của nhà tuyển dụng mà họ đã bỏ lỡ nhiều cơ hội khác để chờ đợi nhưng chỉ nhận về sự im lặng. Đó là lí do nhà tuyển dụng luôn gửi email trả lời dù là sau khi nhận được CV hay thông báo kết quả cho ứng viên không được chọn”.
Việc này không chỉ có lợi cho ứng viên mà email từ chối còn giúp bảo vệ uy tín của doanh nghiệp. Các ứng viên không nhận được bất kỳ liên lạc nào sau phỏng vấn thường có cảm giác tiêu cực đối với công ty và đã bức xúc thì họ cần phải “xả”. “Chỉ vài dòng chia sẻ của họ được đăng lên mạng xã hội là công ty sẽ được dịp “sáng nhất đêm nay”
Từ chối là chuyện dễ nhưng để ứng viên cảm thấy được tôn trọng và giữ được mối quan hệ mới là điều khó
Dù email từ chối được viết cho ai thì điều tôi quan tâm nhất là làm sao để ứng viên thấy rằng email chỉ dành cho riêng họ. Bị từ chối đã tổn thương lắm rồi, mà còn nhận được một lá thư mẫu thì chẳng khác nào khoét sâu thêm vào vết thương lòng đó.
Tùy vào tình huống, HR sẽ xưng hô bằng tên của họ, nói qua về vị trí họ ứng tuyển hoặc điều gì đó làm tôi ấn tượng trong CV hoặc khi phỏng vấn”, những điều này tuy nhỏ nhặt nhưng sẽ khiến ứng viên cảm thấy dù bị từ chối nhưng vẫn được quan tâm.
Email từ chối ứng viên cần chứa một số yếu tố cụ thể, có sự cân bằng giữa việc cung cấp thông tin và động viên, khuyến khích trong khi vẫn nói không.
Bắt đầu với lời cảm ơn
Dù ở vai trò tuyển dụng nhưng chắc hẳn bạn cũng biết rằng ứng viên đã dành nhiều thời gian và công sức để viết CV, thư xin việc và phỏng vấn với công ty. Thế nên họ xứng đáng nhận lời cảm ơn về những nỗ lực đã bỏ ra. Bắt đầu email từ chối với dòng phản hồi như “Cảm ơn bạn đã ứng tuyển vào vị trí… ở công ty chúng tôi” cũng là thông điệp cho thấy doanh nghiệp của bạn xem trọng thời gian của người khác.
Xa hơn nữa, biết đâu ứng viên mà bạn từ chối có thể phù hợp với một công việc khác trong tương lai. Nếu điều này xảy ra và bạn muốn liên hệ lại thì ứng viên phải có ấn tượng tốt về bạn và công ty của bạn. Nói lời cảm ơn và ghi nhận nỗ lực của ứng viên ngay bây giờ là cách dễ dàng để có được điều này.
Đừng xin lỗi
Công việc của bạn chủ yếu là tìm ứng viên phù hợp với yêu cầu công việc. Nếu không đáp ứng các tiêu chí, từ chối là điều tất nhiên và ứng viên cũng biết điều này. Vì thế, lời xin lỗi sẽ tạo cảm giác gượng ép, thiếu tự nhiên và ý định về một email từ chối tinh tế, tạo được thiện cảm coi như “đổ sông đổ biển”.
Nói lời từ chối rõ ràng
Đừng vì sợ ứng viên buồn lòng mà chọn cách nói vòng vo như “Chúng tôi rất ấn tượng với khả năng của bạn, nhưng không chắc rằng bạn phù hợp với vai trò này”. Nếu là ứng viên, bạn sẽ nghĩ gì? Có phải là cảm thấy sẽ có thêm cơ hội để chứng minh khả năng? Ngôn ngữ mơ hồ như thế này không có tác dụng gì khác ngoài việc làm cho ứng viên bối rối và thậm chí còn gây khó khăn hơn cho bạn khi buộc phải kiên quyết hơn trong việc từ chối.
Giải thích lý do
Đề cập lý do cụ thể khiến ứng viên bị từ chối sẽ giúp họ làm tốt hơn trong quá trình tìm kiếm việc làm sau này. Trong khi giải thích về lí do, bạn có thể nhắc đến điều bạn thích ở họ như một cách hướng đến không khí tích cực.
Kết thúc bằng sự khích lệ
Email từ chối không phải là dấu chấm hết giữa doanh nghiệp và ứng viên. Có nhiều khả năng họ sẽ là khách hàng của bạn hoặc là nhân tố mà bạn muốn có trong tương lai lắm chứ, vậy nên hãy mở ra một con đường để hai bên có thể kết nối với nhau.
Đó có thể là lời chúc họ sớm tìm được việc hoặc khuyến khích họ ứng tuyển vào các vị trí khác nếu bạn cảm thấy phù hợp. Hãy cho ứng viên biết rằng, nếu họ kết hợp phản hồi của bạn trong lần xin việc tiếp theo, họ sẽ có nhiều cơ hội thành công hơn. Ứng viên nhận được email từ chối chắc chắn sẽ cảm thấy hụt hẫng, thất vọng, chán nản… Một chút động viên ở cuối tin nhắn sẽ làm dịu đi các cảm xúc tiêu cực này.
Có thể nhiều người cho rằng không dễ để viết email từ chối ứng viên dù đã đọc qua rất nhiều mẹo hướng dẫn, thế nhưng đừng bỏ qua việc làm hữu ích này. Đó là điều khác biệt khiến ứng viên có cái nhìn tích cực hơn về doanh nghiệp, thậm chí sẽ ứng tuyển lần nữa.
Headhunting chúc bạn thành công !
